Il Consiglio dei Supervisori della Contea dell'Ontario doveva tenere la sua riunione mensile regolare alle 18:30. Mercoledì. L'incontro è avvenuto tramite teleconferenza WebEx a causa della crisi COVID-19. Per il secondo mese consecutivo, sia i residenti che i media sono stati esclusi da questo incontro. Sfortunatamente, questo sta diventando un tema ricorrente con le riunioni del governo durante il COVID-19.
New York ha una legge sulle riunioni aperte che richiede che le riunioni del consiglio comunale e del consiglio dei supervisori siano aperte al pubblico con alcune eccezioni molto limitate. Questa legge è contenuta nella Legge sui pubblici ufficiali di New York, Articolo 7, Sezione 100, et al. La legge prevede inoltre che gli enti governativi debbano fornire avviso di tutte le riunioni pubbliche sia al pubblico in generale che ai media. Gli avvisi devono essere inviati elettronicamente ai media e pubblicati in modo ben visibile per il pubblico.
Il New York Pause Order (Executive Order 202.1) del Governatore Andrew Cuomo che chiude lo Stato di New York a causa del COVID-19 non ha sospeso la Open Meeting Law. Piuttosto questo ordine ha semplicemente affermato che le riunioni pubbliche dovrebbero essere tenute a distanza e che l'accesso pubblico alle riunioni a distanza dovrebbe essere garantito. La legge sugli incontri aperti, infatti, prevedeva già che fosse previsto l'accesso del pubblico a eventuali incontri tenuti tramite conference call o live streaming. Quindi, non è certo un concetto nuovo per gli enti governativi che siano tenuti a fornire al pubblico l'accesso a tutti i consigli comunali, i consigli di vigilanza o altre riunioni coperte dalla legge sulle riunioni aperte che si tengono tramite teleconferenza o live streaming.
Questo non è successo in modo coerente durante l'emergenza COVID-19. Innanzitutto, il Board of Supervisors della contea di Ontario non ha fornito informazioni di accesso accurate per la riunione del Board of Supervisors del 16 aprile 2020. L'incontro, che ha incluso un'audizione pubblica, è proseguito nonostante il fatto che nessun membro del pubblico o dei media sia stato in grado di osservare le azioni del Consiglio. All'epoca, l'impiegata del consiglio di amministrazione, Kristin Mueller, scrisse via e-mail che al pubblico e ai media era stato impedito di accedere alla riunione a causa di problemi tecnici imprevisti di accesso. La contea ha pubblicato retrospettivamente un collegamento alla riunione registrata e la signora Mueller ha assicurato a LivingMax via e-mail che i problemi tecnici sarebbero stati risolti per la prossima riunione del consiglio.
Nonostante le assicurazioni di Mueller che i problemi tecnici sarebbero stati risolti, la riunione del consiglio di amministrazione di giovedì sera è stata ancora una volta inaccessibile al pubblico o ai media. Quando gli utenti hanno fatto clic sul collegamento fornito dal Consiglio tramite la sua agenda, sono stati indirizzati a una pagina che indicava che la pagina Web collegata non poteva essere trovata. Quando gli utenti sono andati direttamente all'applicazione WebEx e hanno inserito il codice riunione e la password forniti dalla contea nell'agenda, è stato loro inviato un messaggio che indicava che la riunione non era aperta. Questi messaggi di errore venivano ancora ricevuti fino a 21 minuti dopo l'inizio pianificato della riunione.
In risposta alle e-mail di LivingMax, Mueller ha risposto che non sapeva che il collegamento nell'agenda non funzionava fino a quando qualcuno non le ha inviato un messaggio alle 19:00. durante la riunione. Ha indicato che non aveva modo di risolvere il problema una volta iniziata la riunione. Inoltre, Mueller ha affermato che non avevo modo di prevedere questo problema questa sera. Mueller ha inoltre affermato che esaminerà ulteriormente la situazione e che se le persone hanno problemi ad accedere prima dell'incontro, possono inviarle un'e-mail e fornire assistenza.
Le affermazioni di Mueller semplicemente non hanno senso. Sembra che se la Contea apprezzasse veramente la partecipazione del pubblico alle riunioni del Consiglio delle autorità di vigilanza, adotterebbe i semplici passaggi per verificare che i collegamenti forniti nei propri ordini del giorno siano accurati e funzionassero prima della pubblicazione dell'ordine del giorno. Inoltre, sembrerebbe anche ragionevole che qualcuno verificasse l'esattezza del collegamento la notte dell'incontro mentre l'incontro veniva aperto al pubblico. Indipendentemente da ciò, il pubblico non dovrebbe dover saltare attraverso cerchi extra come inviare messaggi di testo, se ti capita di essere una persona che ha il suo numero di cellulare o inviare un'e-mail all'impiegato del consiglio per accedere alle riunioni. Piuttosto, secondo la legge di New York, questi incontri devono essere aperti a tutto il pubblico senza inutili gravosi ostacoli da superare.
Fingerlakes1 ha consultato il Comitato dello Stato di New York per il governo aperto presso il Dipartimento di Stato di New York in merito al fatto che i problemi tecnici riscontrati con le riunioni del Consiglio dei supervisori della contea dell'Ontario e del Consiglio comunale di Ginevra (descritte di seguito) costituissero una violazione della legge sulle riunioni aperte. Kristin O'Neill, vicedirettore del Committee on Open Government, ha risposto che se l'ente pubblico è consapevole che i problemi con la tecnologia hanno impedito al pubblico di accedere in remoto alla riunione, dovrebbe rimandare fino a quando i problemi non saranno stati risolti. Sarebbe come fare una riunione in municipio con le porte chiuse. O'Neill ha inoltre affermato che il proseguimento delle riunioni in violazione della legge sulle riunioni aperte potrebbe dar luogo a impugnazioni legali per qualsiasi azione intrapresa durante la riunione.
LivingMax ha anche contattato Jack F. Marren, presidente del Board of Supervisors della contea di Ontario, e Brian Young, amministratore ad interim della contea, per un commento sull'argomento, ma al momento della stesura di questo articolo non hanno risposto alla richiesta di commento. Se rispondono, LivingMax aggiungerà i loro commenti a questo articolo non appena ricevuti.
Sfortunatamente, la contea di Ontario non è certo l'unico problema con l'accesso alle riunioni pubbliche. Mercoledì 6 maggio 2020 il Consiglio comunale di Ginevra ha tenuto la sua riunione mensile. Questo incontro si è tenuto tramite teleconferenza zoom a causa dell'emergenza COVID-19. L'agenda dell'incontro è stata difficile da individuare perché il Comune l'ha solo pubblicata sul proprio calendario e non sul sito web del Comune. Una volta individuato, l'unica informazione fornita per accedere alla riunione era che sarebbe stata trasmessa in diretta tramite Finger Lakes Television, la stazione televisiva ad accesso pubblico della contea che è gestita nel campus del Finger Lakes Community College. L'agenda non ha fornito le informazioni dirette di Zoom Access. Le informazioni sull'accesso a Zoom sono state fornite solo ai residenti che hanno presentato richieste prima dell'incontro per fare commenti pubblici.
Come è tutt'altro che insolito con il Consiglio comunale di Ginevra, l'incontro è durato a lungo. Intorno alle 21:22, subito dopo che il Consiglio aveva votato la sua prima risoluzione della notte, Finger Lakes Television ha interrotto il feed della riunione in diretta e ha spostato la sua programmazione su una trasmissione preregistrata precedentemente trasmessa di una contea dell'Ontario COVID-19 aggiornare. Poiché il feed della Finger Lakes Television era l'unico mezzo di accesso all'incontro fornito dal Comune, questo passaggio ha privato i residenti della città ei media dell'opportunità di osservare l'equilibrio dell'incontro.
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Il manager della città di Ginevra Sage Gerling ha indicato che la città risolverà il problema di rendere più facile l'individuazione degli ordini del giorno delle riunioni del Consiglio. Gerling ha anche indicato che il consiglio comunale ha concluso la riunione non appena ha appreso che la Finger Lakes Television aveva interrotto la trasmissione in diretta. Tuttavia, una recensione del video pubblicato sul sito Web di Finger Lakes Television ( https://fingerlakestv.org/geneva-city-council-meetings/ ) ha indicato che la riunione del Consiglio è andata avanti per circa 1 ora e 8 minuti dopo che la Finger Lakes Television ha interrotto la trasmissione in diretta della riunione. Questa 1 ora e 8 minuti della riunione è stata essenzialmente una riunione chiusa in violazione della legge sulle riunioni aperte poiché il pubblico ei media sono stati esclusi dall'osservarla.
Lenore Friend, collegamento FLCC con Finger Lakes Television, ha indicato che il taglio si è verificato a causa di una cattiva comunicazione tra il personale a causa del fatto che il personale non è in grado di lavorare a stretto contatto a causa del COVID-19. Questa spiegazione suona vuota anche perché giovedì sera la Finger Lakes Television apparentemente era ancora una volta pronta a interrompere la trasmissione della riunione del Consiglio comunale di Canandaigua alle 21:00. anche se i lavori del consiglio non erano stati completati. Così com'era, la trasmissione fu interrotta bruscamente mentre il consiglio si aggiornava. Inoltre, queste trasmissioni non sono una novità per Finger Lakes Television, poiché sono state intraprese tramite contratti con la città di Ginevra e la città di Canandaigua da parecchio tempo.
Infine, i problemi di notifica sono persistiti durante la pandemia di COVID-19. Ad esempio, sebbene il Consiglio comunale di Canandaigua comunichi regolarmente ai media le sue riunioni periodiche via e-mail, il Consiglio ha tenuto due riunioni di emergenza il 9 aprile 2020 e il 16 aprile 2020. La riunione del 9 aprile è stata convocata per programmare un'audizione pubblica, che si è tenuto il 16 aprile 2020. Si trattava di riunioni speciali che non figuravano nel calendario delle riunioni ordinarie del Consiglio e non sembrano essere state notate in modo affermativo al pubblico. In effetti, non è del tutto chiaro, in particolare dato che durante la crisi del COVID-19 il pubblico non avrebbe visitato i normali luoghi in cui il Comune pubblica gli avvisi di riunione, come il Consiglio ha raggiunto per informare il pubblico di questi incontri, compresa l'audizione pubblica. O'Neill del Committee on Open Government ha dichiarato che gli enti pubblici rimangono obbligati a rispettare i requisiti di avviso della Open Meetings Law indipendentemente dal fatto che l'ente operi in circostanze normali o straordinarie come l'attuale New York Pause Executive Order. LivingMax ha contattato la città di Canandaigua per un commento su questi problemi di avviso e aggiungeremo la loro risposta se ne riceviamo una.
In definitiva, una crisi come il COVID-19 si verifica quando i cittadini, direttamente o attraverso i media, hanno più bisogno di accedere alle informazioni del governo. Attualmente, le entità della contea di Ontario stanno deludendo il pubblico. Indipendentemente dal fatto che sia intenzionale o per semplice negligenza, gli enti governativi non rispettano i loro obblighi di garantire che gli incontri virtuali siano completamente e facilmente accessibili al pubblico e ai media. È tempo che queste entità, in particolare la contea di Ontario, prendano sul serio l'accesso pubblico agli incontri virtuali.
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